株式会社エボルカ

3000人の月間稼働スタッフ管理と給与管理を一元化し、工数の大幅削減に成功

3000人の月間稼働スタッフ管理と給与管理を一元化し、工数の大幅削減に成功
(プロモーション事業部 青木さん ※エボルカ社にて撮影)

株式会社エボルカは、セールスプロモーション関連の人材派遣を中心に、幅広い人材ニーズにマッチしたソリューションを展開している企業です。
住宅展示場や展示会 ・ セミナーなどの受付 ・ 事務スタッフを毎日100〜300人規模で稼働させており、スタッフ管理を効率化するためにDECを導入。
導入前の課題や導入後の効果について、セールスプロモーション事業部の青木さんにお話を伺いました。

企業名:株式会社エボルカ
事業内容:オフィスサポート事業、セールスプロモーション事業、エージェント事業(人材派遣、人材紹介)
稼働スタッフ数:月間3000名
導入前の課題:キャスティング、勤怠・給与管理を別々のシステムで管理するのが煩雑
導入後の効果:出発・終了確認、給与支払い、メール連絡にかかる労力が大幅に削減

住宅展示場の人材派遣でシェア日本一。600名のスタッフを管理

ー現在の事業内容とご自身のミッションを教えてください。

セールスプロモーション事業部というイベントや展示会などの案件の対応をしています。メインになるのが住宅展示場の案件です。関東と名古屋、大阪エリアで展開をしており、弊社は住宅展示場の人材派遣の中でシェア日本一の企業です。
その他にも単発系のイベント案件、販売代行(ポップアップストアなどのスタッフ紹介)などを行っています。

ミッションとしては、住宅展示場などの販売促進や、スタッフの面接と採用、教育を担っています。スタッフの登録だけではなく、しっかりと人を選んで採用・教育をし、スタッフを手配するというところに今は力を入れています。現在はチームで約600名のスタッフを管理しています。

ー現在の事業内容とご自身のミッションを教えてください。

キャスティング、勤怠・給与管理を別々のシステムで管理するのが煩雑だった

ーDECを導入する前は別のシステムを使っていたのでしょうか?

そうですね。ただ、キャスティングと勤怠管理に関してはGoogleスプレッドシート、給与の支払いはキャスティングナビという風に使い分けをしていました。

ー当時、課題に感じていたことを教えてください。

当時、給与を管理しているのがスプレッドシートで、支払いをするために別途スタッフの「引き当て」をしなければいけなかったことですね。「引き当て」というのはスタッフが現場に入って、何時から何時まで勤務したか、いくら稼いだかを1人ずつ案件に紐付けする作業です。これを何回もやる必要があり、一元管理できなかったのが大変でした。

また、当時はスタッフの案件が決まってからメール配信システムを使って詳細を全て送っていたのですが、「メールが届かない」「詳細がわからない」「地図が見れない」などの問い合わせが多いことが課題でした。

スタッフからの問い合わせが激減。給与もリアルタイムで確認できるように。

ーDECを導入してから、スタッフにとってはどのようなメリットがありましたか?

まず、スタッフからの「詳細がわからない」「地図が見れない」といった問い合わせがかなり減りました。案件は依頼が確定したタイミングで引き当てをしていくのですが、スタッフのほうでもアプリ上ですぐに確認ができるようになったのが大きいですね。

他にも「出発確認」作業は、これまでスタッフ本人がGoogleフォームやメールで毎回入力していたんです。それがボタン一つですぐにできるようになりましたった。終了確認もこれまで大体6〜8人ぐらいで内勤のスタッフさんも含めて抑えて、全員で対応していましたが、
一度に150〜200人が同じタイミングで電話をかけてくるので対応しきれず、終了確認ができないという不満も出ていました。これも全てアプリに入れることによってなくなりましたし、電話が繋がらないということがなくなったのでスタッフも終わったらすぐに帰れるようになりました。

あとは、給与の金額の反映もDECの中でできるので、今自分がいくら稼いでるかというのが、見たいときにすぐ見れます。今までは月に1度、明細でしかわからなかったのですが、弊社側の入力が完了すればすぐ確認ができるようになりました。
また、これまでは金額を電話で伝えていたので、口頭での伝達によるミスや抜け漏れがなくなったのも大きなメリットです。

ーDECを導入してから、スタッフにとってはどのようなメリットがありましたか?
(出退勤を管理する際の管理画面とアプリ画面のイメージ)

出発・終了確認、給与支払い、メール連絡にかかる労力が大幅に削減。

ー御社にとってメリットになっていることは何でしょうか?

まずは出発・終了確認にかかる労力の削減が大きいです。今まではスタッフが出発する時間が反映されるのを、ずっとスプレッドシートをモニタリングしていないといけませんでした。
終了時には300名近いスタッフが一斉に電話をしてくるため、社員5名程度が1時間ほど電話番をしなければいけません。それでもなかなか電話を受電できず、終了時間の確認にも多くのリソースが割かれていました。

今ではスタッフがアプリに入力すると自動更新されるので、もちろんチェックはしていますが、出発・終了時にその作業にベタ付きする必要はなくなりました。

ーかなりマンパワーの削減になっていますね。その他はいかがですか?

あとは給与支払いまでのフローがだいぶ楽になりましたね。これまでは引き当て用のシートが複数あり、最終的に別のシステムにもまた入力するという、何回も同じ作業をしていました。それが比較的少なくなりましたね。

連絡に関するトラブルも減りました。現場の時間や場所が変更になった場合、伝え漏れや伝え間違いが原因でダブルブッキングして、同じ会場に2人行ってしまうようなことがありました。DECを導入したことで当社が設定した情報が、スタッフ側のアプリに反映されるので、いちいち別途メールを送らなくてもいいですし、情報の行き違いは減りました。

ーかなりマンパワーの削減になっていますね。その他はいかがですか?

アナログな会社ほどDECをおすすめしたい

ー同業他社さんにDECをおすすめしたい点をお聞かせください。

正直、人材派遣会社はまだまだアナログな会社が多く、メールや電話、あとLINEといった手段に依存していると思います。DECだと当日のスタッフの起床・出発時間も簡単に取れるので、稼働の管理はすごくしやすいのでおすすめします。

ーどんな案件・企業だとDECにマッチすると思いますか?

弊社のような単発系で当日スタッフが休めない案件を持っている会社さんですね。スタッフの依頼人数が決まっていて、管理もしっかりしないといけない案件には絶対使えると思います。

ー逆にマッチしづらい案件はありますか?

例えば、契約社員のように1〜3ヶ月の間フルタイムで働いている人たちは、出発確認の必要もなく月締めでお給料の支払いになるケース。また、同じ案件だけどスタッフによって稼働の時間や曜日が違うケースなどは、システム上で案件を立てる方が大変かと思います。

ー逆にマッチしづらい案件はありますか?

ーDECはもともと「現場へ直行直帰で、シフトが不定期」という案件がターゲットになっています。そういう意味ではまさしく住宅展示場で土日勤務というのはベストマッチですね。

最後に、エボルカさんにとって弊社はどういう存在か、お聞かせいただけますか?

CBTさんがいないと、本当に業務が回らないと思っています。特に土日はスタッフの稼動が多いので、例えばシステムが止まってしまうと社内では対応できません。いつも御社がすぐにスムーズに対応してくださるので本当に感謝しています。

ー本日は貴重なお話をありがとうございました。