株式会社RTS

会社の規模が大きくなっても、管理者を増やさずに業務が回る仕組み

会社の規模が大きくなっても、管理者を増やさずに業務が回る仕組み
(代表 増田さん ※RTS社にて撮影)

株式会社RTSは、施設・駅・イベント現場への警備員派遣サービスを展開しています。
2019年の創業後、登録スタッフの管理を効率化すべくDEC導入を決定。前日出発・到着確認、連絡ツールとして利用されています。
導入前の課題や導入後のメリットについて、代表の増田さんにお話を伺いました。

企業名:株式会社RTS
事業内容:施設・駅・イベント警備、交通誘導警備、等
稼働スタッフ数:月間900名
導入前の課題:すべてのコミュニケーションをメール・電話ベースで行っており手間がかかっていた
導入後の効果:前日出発・到着確認の連絡を待つリードタイムの削減、空きスケジュール確認、決定事項の連絡工数の削減

導入の決め手は圧倒的な価格力

ー事業内容と自己紹介をお願いします

弊社は1号業務という施設警備を中心に警備をやっている会社で、2022年で4期目を迎えます。在籍スタッフ数は100名程度です。私自身はもともとアルバイトで警備をやっていて、この業界に約20年くらい関わっております。基本的には鉄道関連の施設、駅に付随している商業施設、病院や物流施設などの警備がメインですね。

ー創業時のスタッフは何人ぐらいいらっしゃったのですか?

最初は社員を入れて10人ぐらいでした。徐々に人数も増えて、DECを導入した2021年の11月頃には50人ぐらいになりました。

ーそのときのスタッフの稼働管理や給与計算は何かシステムを使ってましたか?

勤務管理はスプレッドシート、前日確認・出発到着時間と終了時間の連絡は全て電話やメールでやり取りをしていましたね。
給料の支払いについては、創業時代からマネーフォワードを利用しています。日々の給料の確定はエクセルで作ったシートで管理をしていました。

ーそのときのスタッフの稼働管理や給与計算は何かシステムを使ってましたか?
(代表 増田さん)

ーどういう経緯でDECを導入されたのでしょうか?

CBTさんから、IT人材派遣や短期派遣向けのシステムを作ったという話を聞き、「こういうシステムがあったらいいな」と思っていたものがかなり網羅されていたことが、導入を決めたのが一番の理由です。

会社の規模が大きくなるに連れ、管理をする人間を増やすと会社は儲からないんです。儲からないということは、社員に給与を還元できないという事です。そのためにはこういうシステムを導入して、人を増やさないでもできるような仕組みをつくるべきです。DECは費用的な部分も含めて非常に良い内容でしたので、その日に契約をしましたね。

出発・到着の連絡を待つ時間とストレスが激減

ーDECを導入したことでどのような効果がありましたか?

弊社の場合、出発確認と現場到着の連絡が特に大事です。これまではスタッフから連絡が来なければ、弊社から電話をしていました。

DECを導入したことによって、アプリに出発や到着の入力がされなければ通知が来るという風に変わったので、管理の負担が大幅に減りました。

到着の連絡がなければ電話をするのは変わりませんが、その回数が大きく減ったということと、連絡が来ないことを気にしなくていいというのは非常にラクになりましたね。

ーDECを導入したことでどのような効果がありましたか?
(出発確認の管理画面とアプリ画面のイメージ)

ー警備スタッフと、一般的なイベントスタッフとの違いはどんなところにありますか?

警備は「その人がこの時間に何をやる」というのが明確に決まっているので、他のスタッフでカバーが効かないんですよ。必ずその場にいないといけないんです。

例えば、警備業務の1つとして、お客様から自宅の鍵を預かることがあります。そのスタッフが規定の時間に来ないと困るじゃないですか。なので、この業界は時間に関する制約は相当大きいと思います。

遅刻ばかりすると、解約や配置員の変更等につながるもあります。出発と到着は相当気を遣う業界でもありますし、そこの部分がDECではしっかりカバーされているのが有難いですね。

一昔前は到着してないのに到着しているという嘘の連絡を入れる人間もいました。今はスマホで位置情報がわかるようになっているので、大体近くにいるんだな、嘘をついていないな、とわかるようになりました。

ー出発、到着が遅れることが一番のリスクなのですね。

はい、それをやられてしまうと致命的です。イベントスタッフの場合、何人か当日欠勤も見越して準備することもありますが、警備はそうではなく、20人の注文で20人が必ず現場に来ないといけません。ですから特に出発の確認っていうものについては相当気を使いながらやらなければいけないんです。

ー出発、到着が遅れることが一番のリスクなのですね。

将来スタッフ数が増えても管理工数を増やさずに済む

ーその他DECで使っている機能はありますか?

配信機能を使っています。以前は勤務指示を前日にメールで送っていたんですよ。明日の仕事はここで、何時何分からスタートで忘れ物のないようにしてください、と。休みの希望も1ヶ月分の予定をもらって、別の表に転記していました。警備会社の勤務時間帯は昼、夜、24時間とあるのですが、DECではカレンダーの提出を昼と夜で分けることができるので、使いやすいです。

ー警備スタッフからのDECの評判はいかがですか?

導入した最初の頃は、抵抗はゼロではなかったですよ。やっぱり年齢を重ねるほど、新しいものを入れるのが苦になりますから。ただ、今は新規で採用した人には研修の中でDECの使い方や登録の方法の時間を設けているので、抵抗なく利用してくれていると思います。

ー御社と同じような企業様にDECをおすすめしたいポイントを教えてください

警備会社は基本的に24時間営業をしているので、中堅以上の会社であれば夜、専門のスタッフをトラブル対応用に置いてるんですね。しかし実態は、事務所に行ってただ電話を待っているだけです。すごく無駄だと感じませんか?逆に言うと、DECのようなシステムがあれば夜シフトのスタッフをわざわざ配置しなくて済みます。

今後、スタッフ稼働数が3倍になったときでも、このシステムがあれば今の人数でも管理ができます。会社規模が大きくなっても、管理業務を増やさずに今の業務が通常通り回るというのがポイントですね。

ー御社と同じような企業様にDECをおすすめしたいポイントを教えてください

ー御社の競合になるような企業も、同様のシステムを入れてらっしゃいますか?

なんとなくのイメージですが、導入している割合は全体の2〜3割だと思います。残りの6〜7割ぐらいは紙やホワイトボードで稼働管理をしているのではないかと。ようやく判子がなくなってきたぐらいですから、業界的にもまだまだアナログなのではないでしょうか。

ー最後にDECの魅力を教えてください。

やっぱり料金面ですね。圧倒的に競争力がありますよ。これは間違いないですね。警備業界にとても合っているので、実際に私は何社か知り合いに紹介してるくらいですよ。