株式会社トータルブレーン

メールシステムからアプリへ移行。コミュニケーションの効率化とスタッフ満足度アップを実現

メールシステムからアプリへ移行。コミュニケーションの効率化とスタッフ満足度アップを実現
(イベントキャスティング部 左:塩田さん、右:加藤さん ※トータルブレーン社にて撮影)

株式会社トータルブレーンは、イベントやセミナー・展示会スタッフのキャスティング事業を展開している企業です。
スタッフへの案件紹介、勤怠・給与管理を効率化するためにDECを導入。
導入前の課題や導入後の効果について、イベントキャスティング部の塩田さん、加藤さんにお話を伺いました。

企業名:株式会社トータルブレーン
事業内容:イベント運営・キャスティング、イベント空間プロデュース、販売代理など
稼働スタッフ数:月間5000名
導入前の課題:メールシステムで案件紹介・登録をしており手間がかかっていた。スタッフの先々のスケジュールが見えづらかった。
導入後の効果:スタッフのメリットとして、仕事に関することがアプリで一括管理できるようになり、案件確認や連絡確認がしやすくなった。管理者のメリットとして、給与計算、諸連絡にかかる手間を大幅に削減できた。

ー事業内容とご自身のミッションを教えてください。

加藤さん:主に一般消費者向けのイベントや展示会・セミナーで働くスタッフの手配、面接から給料を支払うまでの全てを担当しています。担当者によって異なりますが、一人当たり月に15~30件ほど、約400~1500名のスタッフを管理しています。
スタッフは接客業務が中心です。展示会イベントの運営スタッフの仕事は、来場者様の受付・案内、検温・消毒などになります。

DEC導入前のメールシステムの課題

ーDECを導入する前のキャスティングや対応はどういうシステムで行っていたのでしょうか?

塩田さん:DECを導入する前は別のシステムを使っていました。アプリではなくメールを使ったシステムで、そのサービスが終了するということでDECに移行しました。
イベント案件が決まったら登録スタッフの一覧リストに対して一斉メールを送り、エントリーしていただくという流れを採用していました。

ーDECを導入する前のキャスティングや対応はどういうシステムで行っていたのでしょうか?
(イベントキャスティング部 塩田さん)

ー以前のシステムの課題は何でしたか?

塩田さん:メールだと過去の案件を遡らないといけないので、今と比べたらエントリー数はそんなに多くなかったかもしれないです。メールが既読にならず、案件の詳細を見るためのURLもクリックしてもらえない傾向がありました。
エントリー後の連絡時も、メールが迷惑メールフォルダに入るなどの理由で、スタッフが前日まで気づかないこともありましたね。

ー他にも課題だったことはありますか?

加藤さん:案件をスタッフに紹介する時に、一斉メール送信にすごく時間がかかっていました。DECだと一括で簡単に送れるのですが、当時はそれができなくて手作業が必要になっていました。

案件紹介から出発確認までアプリで完結できる点が、スタッフからも喜ばれている

ーDECを選んだ決め手はどの点にあったのでしょうか?

加藤さん:まずは「アプリ」という点です。世の中何でもアプリになってきたという時代の流れもあり、すべてアプリの中で完結できるところがスタッフ向けにも一番メリットが出せています。以前のようにメールや電話を使うことなく、アプリの中だけでお仕事を探して給料をもらうところまで完結できる。管理側もスタッフも大きく手間が省けたと思います。

ーDECを選んだ決め手はどの点にあったのでしょうか?
(イベントキャスティング部 加藤さん)

ー実際にどんな手間が削減できましたか?

塩田さん:スタッフの当日の起床と出発確認を今まではメールで行っていたので見落とすことがありました。でもそれがアプリで全て完結するので、見落としが減り、情報を確認する手間が少なくなりました。スタッフとしても「今起きました」「今出発しました」とボタン一つで報告ができます。

ー実際にスタッフからも使いやすいという意見は出ていますか?

塩田さん:去年末に操作性に関するアンケートを取った結果、5段階評価で4が多く、高評価をしてもらっています。

加藤さん:実際に「トータルブレーンはアプリで簡単に楽にお仕事ができるから、友達を紹介したい」とスタッフの方に言ってもらえたことがあって、やっぱりアプリの効果が大きいと思います。

ーDECに切り替えた直後は、スタッフの方々はスムーズに登録していただけましたか?

塩田さん:最初は全員にアプリを登録させなきゃいけないじゃないですか。スタッフの数を増やしていくのはやっぱり大変でしたね。
既存のスタッフに一斉メールを送って登録をお願いしました。あとは日常的にスタッフ登録会を行っているので、そこからどんどん増やして行きましたね。完了するまでに数ヶ月はかかったと思います。

スケジュールの見える化、給与計算、日々の連絡を効率化

ーDECを導入してからスタッフのスケジュール管理に変化はありましたか?

塩田さん:以前は登録会の時にスタッフが大体1ヶ月先のスケジュールまで出してもらっていましたが、それ以降のスケジュールは確認できていませんでした。アプリになって、スタッフがいつでもスケジュールの登録や更新ができるのはいいですね。

加藤さん:日ごとに空いているスタッフの人数がすぐわかるようになり、弊社からも「この人がこの日は空いてるから声をかけよう」と、優先的に仕事を紹介できるようになりました。

ーDECを導入してからスタッフのスケジュール管理に変化はありましたか?
(スタッフと案件のスケジュールを管理する管理画面とアプリ画面のイメージ)

ー給与計算でメリットに感じている点はありますか?

塩田さん:キャスティング担当者ごとに担当スタッフの給与計算ができる点。以前は自分で案件一覧のExcelをチェックして、自分の担当スタッフ分をピックアップして印刷して…という工程をアナログに行っていました。今はそれがもう自動化されています。

加藤さん:支払いの部分でも、一日ごとの給料を申請してすぐに振り込まれる「日払い制度」があるのですが、日払いシステムとのデータ連携も簡単で、スタッフの満足と業務不可の軽減が両立できています。

ー日々の連絡やコミュニケーションの工数は削減できましたか?

加藤さん:前だと基本的にはメールで伝えたいことを送るしかなかったのですが、アプリ内にお知らせ機能があるので周知しやすくなったのもメリットですね。

塩田さん:スタッフのスケジュールミスが減った気がします。以前はスタッフ自身で仕事のスケジュールを管理してもらわないといけませんでした。今は、アプリ内のカレンダーでスタッフと管理者側の双方で把握できます。予定の重複もなくなりましたね。お知らせ一覧にスケジュール提出のお願いを載せたり、給与明細や源泉徴収に関する情報を載せたりして、問い合わせが減りました。

ー日々の連絡やコミュニケーションの工数は削減できましたか?

DECに今後期待すること、おすすめポイント

ー機能面で今後期待することがあればお聞かせいただけますか?

塩田さん:チャット機能が充実していくと嬉しいですね。管理者ごとにやりとりを分割できるようになったり、コミュニケーションの管理がよりスムーズだと使いやすくなると思います。

ー機能面で今後期待することがあればお聞かせいただけますか?

ー導入検討している企業様向けに、DECのおすすめポイントを教えてください。

塩田さん:アプリになることによって、スタッフが自分の好きなタイミングでお仕事を探すことができます。スタッフが自分の都合に合わせて対応ができるのがすごくいいところだと思います。

ー本日は貴重なお話、ありがとうございました。